第一章  总  则

第一条  为了适应工作需要，推进学校公文处理工作科学化、制度化、规范化，提高学校公文处理工作效率和水平，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》（中办发〔2012〕14号）及其他有关规定，结合我校工作实际，制定本细则。

第二条  本细则适用于山东大学及所属各单位公文处理工作。

第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第四条  公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则，实行统一领导、分级管理。

第五条  学校办公室（党委办公室、校长办公室）是学校公文处理的管理机构，主管以学校名义制发的各类公文，并负责指导全校各单位的公文处理工作。

第六条  全校各单位应当高度重视公文处理工作，加强组织领导，强化队伍建设，健全管理制度，由专人负责。各单位主要负责人为本单位公文处理工作第一责任人。

第七条  全校各单位应当积极推行使用电子公文，促进公文处理工作信息化水平不断提高。除涉密文件外，学校的公文处理工作一般通过办公自动化系统进行。

第二章  公文种类

第八条  学校常用的公文种类主要有：

（一）决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

（二）决定。适用于决策和部署重要事项、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

（三）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

（四）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

（五）通知。适用于发布、传达要求全校各单位或各有关单位执行或周知事项，批转、转发公文。

（六）通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

（七）报告。适用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位的询问。

（八）请示。适用于向上级单位请求指示、批准。

（九）批复。适用于答复下级单位的请示事项。

（十）函。适用于不相隶属单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

（十一）纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第九条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。

（二）密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

（三）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

（四）发文单位标志。由发文单位全称或者规范化简称加“文件”二字组成，也可以使用发文单位全称或者规范化简称。联合行文时，发文单位标志可以并用联合发文单位名称，也可以单独用主办单位名称。

（五）发文字号。由发文单位代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时，使用主办单位的发文字号。

（六）签发人。上行文及专题会议纪要应当标注签发人姓名。

（七）标题。由发文单位名称、事由和文种组成。

（八）主送单位。公文的主要受理单位，应当使用全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（九）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。

（十）附件说明。包括公文附件的顺序号和名称。

（十一）发文单位署名。署发文单位全称或者规范化简称。联合发文时，主办单位署名在前，其余发文单位依次排列。

（十二）成文日期。署会议通过或者发文单位负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发单位负责人签发的日期。

（十三）印章。公文中有发文单位署名的，应当加盖发文单位印章，并与署名单位相符。有特定发文单位标志的普发性公文、会议纪要和电报可以不加盖印章。

（十四）附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。请示等上行文、需要受理单位答复的平行文等，应将联系人、联系电话等作为附注居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

（十五）附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。

（十六）抄送单位。除主送单位外需要执行或者知晓公文内容的其他单位；应当使用单位全称、规范化简称或者同类型单位统称。

（十七）印发单位和印发日期。公文的送印单位和送印日期。

（十八）页码。公文页数顺序号。

第十条  公文的版式按照《党政单位公文格式》国家标准（GB/T9704-2012）执行。

第十一条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十二条 公文用纸幅面采用国际标准A4型。特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章  行文规则

第十三条  校党委以“中共山东大学委员会”、校行政以“山东大学”名义对上、对下或对外行文，必要时学校党政可以联合行文。属于党委、行政各自职权范围内的工作，不得联合行文。

第十四条  学校内设机构除学校办公室外不得以学校名义对外正式行文。

第十五条  中共山东大学纪律检查委员会按照工作职责可以向校内各单位行文，共青团山东大学委员会根据团组织内的有关规定行文。各职能部门在各自职权范围内，可以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项，以部门名义就日常工作安排等向各学院、直属单位发布通知。

第十六条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的单位。

第十七条  向上级单位行文，一般用请示、报告等文种，应当遵循以下规则：

（一）原则上主送一个上级单位，根据需要同时抄送相关上级单位和同级单位，不抄送下级单位。

（二）以学校党委、行政名义向上级单位报送的文件，按职责分工由各职能部门或有关业务单位代拟稿，由学校办公室审核、报送学校主要负责人或分管校领导签批后，统一编号行文。

（三）请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

（四）各教学科研及产业机构向学校请示问题、报告工作或对外行文，一般应先送事项相关的学校业务主管部门备案审核，由该部门提出意见后，送学校办公室转呈有关校领导或进入办文流程。

（五）除领导直接交办事项外，不得以本单位名义向上级单位负责人报送公文，不得以本单位负责人名义向上级单位报送公文。

第十八条 向全校各单位或下级单位行文为下行文，一般用通知、通报、意见、决定、批复等文种，应当遵循以下规则：

（一）主送受理单位，根据需要抄送相关单位。

    （二）学校党委、行政可向全校各单位行文。

（三）学校办公室根据学校党委、行政授权，可以向全校各单位行文，学校其他二级单位不得以学校名义制发正式公文。

（四）以学校名义下发的公文，涉及多个单位职权范围内的事务应协商并会签，单位之间未协商一致的，不得擅自行文。

第十九条 同级或者不相隶属的单位之间行文，为平行文，一般用函等文种。

第二十条 行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

从严控制公文制发数量。凡属以下情况的，不再制发公文：国家法律法规和党内法规已作出明确规定的；现行公文规定仍然适用的；就某项工作已作出安排部署、有关单位已经明确任务的；已发布领导讲话、印发会议纪要的；可用电话、传真、邮件等其他手段办理的；没有实质性内容、可发可不发的。

从严控制公文制发规格。单位职责范围内的常规工作、事项，可以单位名义发布通知的，不以学校名义行文；学校管理中综合协调的事务，可以学校办公室名义行文的，不以学校名义行文。通过网络公开发布的公文，不再下发纸质公文。从严控制以会议名义突击制发公文。

第五章  发文办理

第二十一条  发文办理的主要程序包括公文的起草、审核、签发、复核、印制、分发等程序。

第二十二条  公文起草应当做到：

（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文单位意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精练。

（四）文种正确，格式规范。人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。引用公文应当先引标题，后引发文字号。

（五）公文涉及其他有关单位职权范围内的事项，起草单位必须主动与有关单位协商会签，征求意见，达成一致后方可行文。

（六）各单位要高度重视公文起草工作，不断提高公文起草水平，单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

（七）公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定，起草单位应当提出初步意见。

（八）涉密公文的草拟，必须在符合保密管理要求的涉密计算机上处理，并按有关要求采取保密措施。

第二十三条  各单位报送公文，须在对应的发文稿纸或校内请示、报告处理单上由单位主要负责人签署意见，如涉及多个单位需请相关单位主要负责人会签，手续齐全后及时报学校办公室审核、流转（一般不少于5个工作日，急件需至少提前2个工作日报送），公文一般不允许直接送校领导签批。公文中如有涉法事务，应报送学校法律事务办公室进行合法性审查，由该办公室出具相应的法律意见。涉密公文应报送学校保密工作办公室进行定密审核。

第二十四条 公文文稿由学校办公室进行审核。审核的重点是：

（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现发文单位意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及其他有关单位职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

（四）重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。

（五）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（六）公文主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。

第二十五条  经审核不宜制发的公文文稿，办公室将予以退回；对于不符合办文格式和程序、行文逻辑混乱的文稿，办公室将退回拟文单位重拟；办公室审核后认为符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，办公室提出意见，由拟文单位修改后重新报送。

第二十六条  公文应当经学校负责人审批签发。重要公文和上行文由学校主要领导或者主要领导委托的负责人签发;涉及某一方面工作的公文，由分管校领导签发。学校办公室根据学校授权制发的公文，由学校办公室主任签发，或者报请分管校领导签发。纪要原则上由召集会议的校领导（主持人）签发。签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

第二十七条  审签和修改公文应当使用钢笔、毛笔和碳素、  蓝黑墨水，不得使用铅笔、 圆珠笔和纯蓝、红色墨水等。审批、 修改时应当在公文纸左侧留出装订位置。电子公文运转中采用的网上签批、电子签章等方式同样有效。

第二十八条  以学校党政名义制发的公文，由学校领导签批后，还需经过以下程序：

（一）复核校对。文件制发前学校办公室对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核、登记编号；按照“谁拟稿、谁校对”的原则，公文正式印制前拟文单位必须对公文清样稿认真校对，并承担相应责任。文稿内容原则上不再改动，特殊情况需作实质性修改的，应当报原签批人复审。

（二）印制核发。以学校名义印发的公文及函件由学校办公室文印室印制。公文印制要严格履行校对、制版、印刷、装订等程序，确保公文印制质量和时效。印制涉密公文应当使用符合保密要求的设备，并在符合保密要求的场所进行。根据工作需要和文件属性，公文印发后由学校办公室负责上网发布。除上行文、涉密公文以及不予公开的公文以外，其他公文一般通过办公自动化系统发布，不再以纸质形式下发。

第六章  收文办理

第二十九条  收文办理主要程序是：

（一）签收。主送学校的各类文电须经学校办公室统一签收、登记、审核并组织运转；各有关单位应将上级对口单位直接发至本单位的文件，以及外出参会带回的上级单位文件，送交学校办公室运转。学校办公室对收到的公文应逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

（二）登记。对收到的公文进行分类，并对公文的主要信息和办理情况进行详细登记。登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级或公开属性、紧急程度、公文份数、经办人等。

（三）初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是：是否应当办理；是否已经办理。

（四）批办。阅知性公文由学校办公室主任根据公文内容、要求和工作需要，合理确定分送范围；凡标注印发传达范围的，原则上不得超过规定的范围分送。批办性公文由学校办公室主任按照工作分工和业务职能，批请学校领导阅示或相关单位办理。属于重要政策和重大事项的公文，应送学校主要领导；属于某一方面工作的公文，应送分管校领导。属于一般性函件，可直接批转有关单位办理；需要两个以上单位办理的，应当明确主办单位。

（五）传阅。根据学校办公室主任签批意见和工作需要，机要人员将公文及时送学校领导阅知、批办。阅知性公文一般按照学校领导职务排序从前向后传阅，批办性公文一般按照“先牵头负责人、后相关负责人”的顺序传批。学校领导之间不得互相转送文件。除特殊情况外，学校领导不受理未经学校办公室呈送的公文。

（六）承办。承办单位对学校办公室交办的公文应签收、登记，并及时送单位负责人阅处。如发现错转或错批，应及时将公文退还学校办公室，不得擅自转送其他单位。

（七）催办。学校办公室应当及时了解掌握公文的办理进展情况，督促承办单位按期办结。

（八）答复。承办单位应当及时将公文的办理结果答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第七章  公文归档

第三十条 公文办理完毕后，应当及时归档。

    （一）需要归档的公文及有关材料，应当根据有关档案法律法规以及学校档案管理规定，及时收集齐全、整理归档。个人不得保存应当归档的公文。

（二）两个以上单位联合办理的公文，原件由主办单位归档，相关单位保存复制件。

（三）单位负责人兼任其他单位职务的，在履行所兼职务过程中形成的公文，由其兼职单位归档。

第八章  公文管理

第三十一条  各单位应当建立健全本单位公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第三十二条  各单位应当由专人统一管理公文，涉密单位要按照有关保密规定配备工作人员和必要的安全保密设施设备。

第三十三条  学校各单位在拟制涉密公文时，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后，应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文密级的确定、变更和解除，由学校保密工作办公室负责。

第三十四条  公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行；需要变更的，应当经发文单位批准。

第三十五条  严格落实涉密公文保密管理有关规定。绝密级公文一般不得复制、汇编。复制、汇编机密级、秘密级公文，应当到学校保密工作办公室履行审批手续，复制、汇编的公文视同原件管理；复制件应当加盖山东大学国家秘密载体复制专用章，汇编本的密级和保密期限按照编入公文的最高密级和最长保密期限标注。

第三十六条  公文的撤销和废止，由发文单位、上级单位根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。各单位应当根据情况变化及时废止文件。

第三十七条  不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关保密规定履行审批登记手续，确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。

第三十八条  单位合并时，全部公文应当随之合并管理；单位撤销时，需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案管理部门。工作人员离岗离职时，所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第三十九条  新设立的单位应当向学校办公室提出发文立户申请。经审查符合条件的，列为发文单位，单位合并或者撤销时，进行相应调整。

第九章  附  则

第四十条  学校公文含纸质公文和电子公文。学校电子公文指通过山东大学办公自动化系统、依照合法程序进行流转、签批及发布的公文，电子公文的处理办法参照本细则执行。

第四十一条  本细则由学校办公室负责解释。

第四十二条  本细则自发布之日起施行。2000年11月10日山东大学党委办公室印发的《中共山东大学委员会单位公文处理条例》（山大党字〔2000〕20号）和2000年11月23日山东大学校长办公室印发的《山东大学行政公文处理办法》（山大字〔2000〕39号）同时废止。